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初级会计师考试实务笔记第一章
发布时间：2008-3-31 15:04:00 浏览次数: 527
第一章 总论
第一节
会计概述
一、会计的概述：
（一）会计的概念：
会计是以货币为主要计量单位，对企业的经济活动过程进行核算的监督，提供会计信息资料，参与企业经营预测和决策的一种管理活动，它是企业经济管理的重要组成部分。
书上P第2页第二段：会计是以货币为主要计量单位，反映和监督一个单位经济活动的一种经济管理工作。
（二）会计分支：
会计按其报告的对象不同，将会计划分为“财务会计”和“管理会计”
特征（区别）
财务会计
（1） 核算目的 ：提供数据，反映情况——记录，分类，汇总和解释各项经济业务的数据并定制编制各项财务的数据报表。为企业外界有经济利害关系的团体个人服务。
（2）核算重点：侧重于过去的信息，进行事后记录和总结
（3）核算依据：以企业全部财务收支生产经营活动为依据。
（4）核算对象：整个企业为对象，包括企业经营资金的运动及各项经济活动的一切财务成本数据。
（5）核算程序：比较固定，有强制性。
（6）核算方法：在一定时期内采用一种核算方法。
（7）核算要求：力求准确。
（8）编表时间：定期编制。（月、季、年）
管理会计
（1） 核算目的：加强管理参与决策——计划和控制日常经济业务，并帮助企业领导利用会计资料和其它有关数据针对特定问题作出专门的预测和决策，为企业加强内部管理服务。
（2）核算重点：着重于规划未来——事前预测和事中控制。
（3）核算依据：只服从于内部管理人员的需要，不受公认会计原则的限制，以财务会计信息为依据。
（4）核算对象：以企业的所属单位（部门、区域）
（5）核算程序：比较灵活，可自行设计。
（6）核算方法：有较多的计算方法，可提供不同的选择方案。
（7）核算要求：一般只要求计算近似值（不要求绝对精确）
（8）编表时间：跟据需要随时编制。
二、会计的职能：
会计的基本职能包括以下两个方面：
（一）进行会计核算
会计核算贯穿经济活动的全过程，是会计最基本的职能，也称反映职能。
（二）实施会计监督（也称控制职能）
是指会计人员在进行会计核算的同时，对特定经济业务的合法性、合理性进行审查。
上述两项基本会计职能是相辅相成、辨证统一的关系。会计核算是会计监督的基础，而会计监督又是会计核算质量的保障，除上述基本职能外，会计还具有预测经济前景、参与经济决策、评价经营业绩等功能。
三、会计的对象
会计的对象是指会计所核算和监督的内容。前已述及，会计需要以货币为主要计量单位，对一定主体的经济活动进行核算与监督。也就是说，凡是特定对象能够以货币表现的经济活动，都是会计核算和监督的内容。以货币表现的经济活动，通常又称为价值运动或资金运动。
资金运动包括各特定对象的资金投入、资金运用（即资金的循环与周转）和资金退出等过程，而具体到企业、事业、行政单位又有较大差异。
上述资金运动的三个阶段，构成了开放式的运动形式，是相互支撑、相互制约的统一体。没有资金的投入，就不会有资金的循环与周转；没有资金的循环与周转，就不会有债务的偿还、税金的上交和利润的分配等；没有这类资金的退出，就不会有新一轮的资金投入，就不会有企业进一步的发展。
第二节
会计要素
一、会计要素
（一）会计要素的概念
会计要素是对会计对象进行的基本分类，是会计核算对象的具体化。
事业单位会计要素分为五大类：即：资产、负债、净资产、收入、支出。
（二）反映财务状况的会计要素
财务状况是指企业一定日期的资产及权益情况，是资金运动相对静止状态时的表现。
反映财务状况的会计要素包括资产、负债、所有者权益。
1．资产
1）、含义：资产是指过去的交易或事项形成并由企业拥有或者控制的资源，该资源预期会给企业带来经济利益。
它包括各种财产、债权和其他权利
2）、基本特征：
A、
资产能直接或间接计给企业带来经济利益。
B、
资产是为企业拥有的、或者即使不为企业拥有、也是企业所控制的。
C、
资产是由过去的交或事项形成的。
3）分类：通常分为两大类：流动资产、非流动资产
2．负债
1）、含义： 是指过去的交易或者事项形成的预期会导致经济利益流出企业的现时义务。
2）、基本特征：
A、
负债的清偿预期会导致经济利益流出企业；
B、
负债是由过去的交易或事项形成的。
3）、分类：按流动性或偿还期限的长短之分，可分为流动负债和非流动负债。
流动负债是指将在一年或者超过一年的一个营业周期内偿还的债务，包括短期借款、应付票据、应付账款、预收货款、应付职工薪酬、应交税费、应付利息、应付股利、其他暂收及应付款、预提费用和一年内到期的长期借款等。长期负债是指偿还期在一年或者超过一年的一个营业周期以上的债务，包括长期借款、应付债券、长期应付款等。
3．所有者权益
1）、含义：所有者权益是指企业资产扣除负债后由所有者享有的剩余权益，所有者权益又称股东权益。其金额为资产减去负债后的的余额。
2）、项目：所有者权益包括实收资本（或者股本资本）、资本公积、盈余公积和未分配利润等。一般而言，实收资本和资本公积是由企业所有者直接投入的，如投入资本和资本溢价等。盈余公积和为分配利润则是企业在生产经营过程中所实现的利润留存企业所形成的部分，因而又统称为留存收益。
3）、特征：书P8页
（三）反映经营成果的会计要素
反映经营成果的会计要素包括收入、费用、利润三项。
1．收入
收入是指企业在日常活动中形成的、会导致所有者权益增加的，与所有者投入资本无关的经济利益的总流入。它包括销售商品、提供劳务及让渡资产使用权等日常活动中所形成的经济利益的总流入。
2．费用
费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的，与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。它包括生产成本和费用两部份。产品生产成本有直接材料、直接人工和制造费用三个成本项目构成，期间费用包括管理费用、财务费用和营业费用三项。
3．利润
利润是指企业一定会计期间的经营成果。它包括：
（1）、营业利润：
它是由营业收入、公允价值变动损益、投资净收益三个项目的总额减去营业成本、营业税费、期间费用及资产减值损失之后的余额。
（2）、利润总额：
它是由营业利润加上营业外收入减去营业外支出后组成。、
（3）、净利润：
它是由利润总额减去所得税求得。
其中：营业收入是指主营业务收入加上其他业务收入
营业成本是指主营业务成本和其他业务支出两项组成。
营业税费主要包括：企业经营业务应承担的营业税、消费税等
公允价值变动净收益是指企业应当计入当期损益的资产或负债公允价值变动净收益。、、
投资净收益是投资收益与投资损失的差额；
纳入营业外收入核算的范围有：处置非流动资产利得、非货币性资产交换利得、债务重组利得、罚没利得、政府补助利得、确实无法支付而按规定程序经批准后转作营业外收入的应付款项、捐赠利得、盘盈利得等。
纳入营业外支出核算的范围有：处置非流动资产损失、非货币性资产交换损失、债务重组损失、罚款支出、捐赠支出、非常损失等。
三、会计等式
以上六项会计要素反映了资金运动的静态和动态两个方面，具有紧密的相关性，具体表现为：
（一）资产=负债+所有者权益
这是最基本的会计等式。如上所述，资产由于过去的交易或事项所引起，能为企业带来未来经济利益。资产来源于所有者的投入资本和债权人的借入资金及其在生产经营中所产生的效益，分别归属于所有者和债权人。归属于所有者的部分形成所有者权益；归属于债权人的部分形成债权人权益（即企业的负债）。资产来源于权益（包括所有者权益和债权人权益），资产与权益必然相等。
资产与权益的恒等关系，是复式记账法的理论基础，也是编制资产负债表的依据。
（二）收入－费用=利润
广义而言，企业一定时期所获得的收入扣除所发生的各项费用后的余额，即表现为利润。在实际工作中，由于收入不包括处置固定资产净收入、补贴收入等，费用也不包括处置固定资产净损失、自然灾害损失等，所以，收入减去费用，并经过调整后，才等于利润。
收入、费用和利润之间的上述关系，是编制利润表的基础。
第三节 会计科目和账户
一、会计科目
（一）会计科目的概念和意义
1．会计科目的概念
对会计要素的具体内容进行分类核算的项目，称为会计科目。
会计科目按其所提供信息的详细程度及其统驭关系不同，又分为总分类科目和明细分类科目。前者是对会计要素具体内容进行总括分类、提供总括信息的会计科目，如“应收账款”、“应付账款”、“原材料”等。后者是对总分类科目作进一步分类、提供更详细更具体会计信息的科目，如“应收账款”科目按债务人名称或姓名设置明细科目，反映应收账款的具体对象；“应收账款”科目按债权人名称或姓名设置明细科目，反映应付账款的具体对象；“原材料”科目按原料及材料的种类、规格等设置明细科目，反映各种原材料的具体构成内容。对于明细科目较多的总账科目，可在总分类科目与明细科目之间设置二级回或多级科目。
2．会计科目的意义
会计科目是进行各项会计记录和提供各项会计信息的基础，在会计核算中具有重要意义。
（1）会计科目是复式记账的基础。复式记账要求每一笔经济业务在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记，以反映资金运动的来龙去脉。
（2）会计科目是编制记账凭证的基础。在我国，会计凭证是确定所发生的经济业务应记入何种科目以及分门别类登记账簿的凭据。
（3）会计科目为成本计算与财产清查提供了前提条件。通过会计科目的设置，有助于成本核算，使各种成本计算成为可能；而通过账面记录与实际结存的核对，又为财产清查、保证账实相符提供了必备的条件。
（4）会计科目为编制会计报表提供了方便。会计报表是提供会计信息的主要手段，为了保证会计信息的质量及其提供的及时性，会计报表中的许多项目与会计科目是一致的，并根据会计科目的本期发生额或余额填列。
3、会计科目的分类：
会计科目是进行会计核算和提供会计信息的基础。在设置会计科目时，要兼顾对外报告信息和企业内部经营管理的需要，并根据所需数据的详细程度，将会计科目适当分级，
会计科目按其所提供信息的详细程度及其统驭关系不同，分设总分类科目（也称一级科目）和明细分类科目（也称二级科目）。
总分类科目是对会计对象具体内容进行的总括分类，提供总括会计信息的科目，如“原材料”、“应收账款”、“应付账款”等。
明细分类科目是对总分类科目的进一步分类，提供更详细、更具体会计信息的科目，如“原材料”科目可按原材料的品种、规格等设置明细科目，分别反映各品种、各规格原材料的具体构成内容；“应收账款”科目可按债务人的名称或姓名设置明细科目，分别反映应收账款的具体对象及其分布情况；“应付账款”科目可按债权人的名称或姓名设置明细科目，分别反映应付账款的具体对象及其分布情况。
为了适应管理工作的需要，对于明细科目较多的会计科目，可在在总分类科目与明细分类科目之间增设二级科目或多级科目。对于一般企业来讲，企业可以根据国家财政部制定的一级科目基础上自行增删并自行增设多级明细科目。
会计科目按其所反映的经济内容不同分为：资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类等科目。
常用会计科目
具体会计科目设置，一般是从会计要素出发，将会计科目分为资产、负债、共同类、所有者权益、成本、损益六大类。参照我国《企业会计准则——应用指南》，企业会计科目的设置如表1－1所示。
会计科目参照表（见书P13页）表1－1
（二）会计科目的设置
1．会计科目设置的原则
（1）合法性原则。
（2）相关性原则。
（3）实用性原则。
二、账户
（一）账户的概念和分类
账户是根据会计科目设置的，具有一定格式和结构，用于分类反映会计要素增减变动情况及其结果的载体。
同会计科目的分类相对应，账户也分为总分类账户和明细分类账户。根据总分类科目设置的账户称为总分类账户，根据明细科目设置的账户称为明细分类账户。根据会计科目的内容分类，账户可分为资产类账户、负债类账户、所有者权益类账户、成本类账户、损益类账户五类。
（二）账户的基本结构
从数量上看，发生经济业务所引起的会计要素变动，无非是增加和减少两个方面，因而账户也分为左方、右方两个方向，一方登记增加，另一方登记减少。至于哪一方登记增加，哪一方登记减少，取决于所记录经济业务和账户的性质。登记本期增加的金额，称为本期增加发生额；登记本期减少的金额，称为本期减少发生额；增减相抵后的差额，称为余额，余额按照表示的时间不同，分为期初余额和期末余额，其基本关系如下：
期末余额=期初余额＋本期增加发生额－本期减少发生额
上式中的四个部分称为账户的四个金额要素。从账户的核心部分看，账户的基本格式如下图所示。
_________账户
借方 贷方
_________________________________________________________
│
│
│
│
│
│
│
上述只是账户结构的抽象图示，具体还应包括账户名称（会计科目）、记录经济业务的日期、所依据记账凭证编号、经济业务摘要、增减金额、余额等。如下图所示。
账户名称（会计科目）
年 凭证
编号 摘要 借方 贷方 借或贷 余额
月 日
（三）．借贷记账法下的账户结构
第一章曾述及，资产与权益体现为对立统一的关系，其账户亦表现为截然相反的结构，如下图所示。
资产类 权益类
借方 贷方 借方 贷方
______________________________ _____________________________
期末余额 │ │期初余额
本期增加发生额│本期减少发生额 本期减少发生额│本期增加发生额
本期发生额总计│本期发生额合计 本期发生额合计│本期发生额合计
期末余额 │ │期末余额
上述两类账户的内部关系，如下式：
资产类账户期末余额=期初余额＋本期借方发生额－本期贷方发生额
权益类账户期末余额=期初余额＋本期贷方发生额－本期借方发生额
一般而言，费用（成本）类账户结构与资产类账户相同，收入类账户结构与权益类账户相同。
（四）．借贷记账法的记账规则
从上述两类账户中不难分析出，经济业务无论怎样复杂，均可概括为以下四种类型：
（1）资产与权益同时增加，总额增加；
（2）资产与权益同时减少，总额减少；
（3）资产内部有增有减，总额不变；
（4）权益内部有增有减，总额不变。
无论哪一种类型的经济业务，都将以相等的金额记入有关账户的借方，同时记入有关账户的贷方.
现举例说明如下：
（1）企业收到投资人10000元投资，存入银行。此项业务中，一方面使资产类中的“银行存款”账户增加10000元，记入该账户借方，另一方面使权益类中的“实收资本”账户增加10000元，记入该账户贷方，借贷金额相等。
（2）企业用银行存款5000元偿还短期借款。此项业务中，一方面使资产类中的“银行存款”账户减少5000元，记入该账户贷方，另一方面使权益类中的“短期借款”账户减少5000元，记入该账户借方，借贷金额相等。
（3）企业以银行存款3000元购买材料。此项业务中，一方面使资产类中的“原材料”账户增加3000元，记入该账户借方，另一方面使资产类中的“银行存款”账户减少3000元，记入该账户贷方，借贷金额相等。
（4）企业从银行借入短期借款6000元，直接偿还应付账款。此项业务中，一方面使权益类中的“短期借款”账户增加6000元，记入该账户贷方，另一方面使权益类中的“应付账款”账户减少6000元，记入该账户借方，借贷金额相等。
综上所述，借贷记账法的记账规则为：有借必有贷，借贷必相等。
（五）．账户记录的试算平衡
为了检验一定时期内所发生经济业务在账户中记录的正确性，在会计期末应进行账户的试算平衡。所谓试算平衡，是指根据资产与权益的恒等关系以及借贷记账法的记账规则，检查所有账户记录是否正确的过程，包括发生额试算平衡法和余额试算平衡法两种方法。
（1）发生额试算平衡法。它是根据本期所有账户借方发生额合计与贷方发生额合计的恒等关系，检验本期发生记录是否正确的方法。公式为：
全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计
在借贷记账法中，根据“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，每一笔经济业务都要以相等的金额，分别记入两个或两个以上相关账户的借方和贷方，借贷双方的发生额必然相等。推而广之，将一定时期内的经济业务全部记入有关账户之后，所有账户的借方发生额合计与贷方发生额合计也必然相等。对上述四项业务进行账务处理后，编制发生额试算平衡表如表2－5所示。
（2）余额试算平衡法。它是根据本期所有账户借方余额合计与贷方余额合计的恒等关系，检验本期账户记录是否正确的方法。根据余额时间不同，又分为期初余额平衡与期末余额平衡两类。期初余额平衡是期初所有账户借方余额合计与贷方余额合计相等，期末余额平衡是期末所有账户借方余额合计与贷方余额合计相等，这是由“资产=负债＋所有者权益”的恒等关系决定的。公式为：
全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额合计
全部账户的借方期末余额合计=全部账户的贷方期末余额合计
试算平衡还有一个平衡公式：称为会计分录试算平衡公式：借方科目金额合计=贷方科目金额合计
实际工作中，试算平衡是通过编制试算平衡表进行的，具体试算平衡公式是：
资产类科目：期初借方余额+本期借方发生额-本期贷方发生额=期末借方余额
负债类、所有者权益科目：期初贷方余额+本期贷方发生额-本期借方发生额=期末贷方余额
试算平衡表 年 月 单位：元
会计科目 期初余额 本期发生额 期末余额
借方 贷方 借方 贷方 借方 贷方
现 金 200 200
银行存款 30000 10000 8000 32000
应收账款 4000 4000
原 材 料 9000 3000 12000
固定资产 86000 86000
无形资产 12000 12000
短期借款 7000 5000 6000 8000
应付账款 6000 6000
长期借款 40000 40000
实收资本 80000 10000 90000
资本公积 8200 8200
合 计 141200 141200 24000 24000 146200 146200
上述试算平衡表根据有关账户本期发生额和余额填列。本表表明，所有账户期初借方余额合计141200元与贷方余额合计141200元相等，所有账户本期借方发生额合计24000元与贷方发生额合计24000元相等，所有账户期末借方余额合计146200元与贷方余额合计146200元相等。
在编制试算平衡表时，应注意以下几点：
（1）必须保证所有账户的余额均已记入试算表。因为会计等式是对六项会计要素整体而言的，缺少任何一个账户的余额，都会造成期初或期末借方余额合计与贷方余额合计不相等。
（2）如果试算表借贷不相等，肯定账户记录有错误，应认真查找，直到实现平衡为止。
（3）即便实现了有关三栏的平衡关系，并不能说明账户记录绝对正确，因为有些错误并不会影响借贷双方的平衡关系。例如：①漏记某项经济业务，将使本期借贷双方的发生额发生等额减少，借贷仍然平衡；②重记某项经济业务，将使本期借贷双方的发生额发生等额虚增，借贷仍然平衡；③某项经济业务记错有关账户，借贷仍然平衡；④某项经济业务在账户记录中，颠倒了记账方向，借贷仍然平衡；⑤借方或贷方发生额中，偶然发生多记少记并相互抵消，借贷仍然平衡；等等。
因此在编制试算平衡表之前，应认真核对有关账户记录，以消除上述错误。
（六）、总分类账户与明细分类账户
1． 总分类账户与明细分类账户的关系
总分类账户对明细分类账户具有统驭控制作用；明细分类账户对总分类账户具有补充说明作用。总分类账户与其所属明细分类账户在总金额上应当相符。
1）、总分类账户的概念及其分类
如前所述，总分类账户是指根据总分类科目设置的，用于对会计要素具体内容进行总括分类核算的账户，简称总账账户或总账。根据账户所反映的经济内容，通常可将其分为资产类账户、负债类账户、所有者权益类账户、成本类账户、损益类账户五类（参见表2－1）。
2）、．明细分类账户
明细分类账户是根据明细分类科目设置的，用来对会计要素具体内容进行明细分类核算的账户，简称明细账。同会计科目一样，明细分类账户也可再分为二级账户、三级账户等。实际工作中，将总账账户称为一级账户，总账以下的账户称为明细账户。如“原材料”账户可分为“原料”、“主要材料”、“辅助材料”等二级账户，“主要材料”又可分为“钢材”、“木材”等三级账户，“钢材”还可分为“角钢”、“圆钢”、“方钢”等四级账户，“角钢”、“圆钢”还可按规格再细分明细账户。但并非账户设置越细越好，而要以既满足管理需要、又简化核算为原则。
3）．对应账户
无论哪一类别的账户，在经济业务处理过程中，都会形成特定的相互关系，这种在经济业务处理过程中所形成的有关账户之间的应借应贷关系，称为账户的对应关系，发生对应关系的账户称为对应账户。为了保证账户对应关系的正确性，在记账前应编制会计分录。
2、总分类账户与明细分类账户的平行登记
所谓平行登记是指对所发生的每项经济业务，都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类账户，另一方面记入有关总分类账户所属明细分类账户的方法。平行登记既可以满足管理上对总括会计信息和详细会计信息的需求，又可以检验账户记录的完整性和正确性。其要点主要包括以下四个方面。
1）．依据相同。对发生的经济业务，都要以相关的会计凭证为依据，既登记有关总分类账户，又登记其所属明细分类账户。
2）．方向相同。将经济业务记入总分类账和明细分类账时，记账方向必须相同。即总分类账户记入借方，明细分类账户也记入借方；总分类账户记入贷方，明细分类账户也记入贷方。
3）．期间相同。对每项经济业务在记入总分类账户和明细分类账户过程中，可以有先有后，但必须在同一会计期间全部登记入账。
4）．金额相等。记入总分类账户的金额，应与记入其所属明细分类账户的金额合计相等。这里包含以下含义：总分类账户本期发生额与其所属明细分类账户本期发生额之合计相等；总分类账户期末余额与其所属明细分类账户期末余额之合计相等。
（七）账户与会计科目的联系和区别
会计科目与账户都是对会计对象具体内容的科学分类，两者口径一致，性质相同，会计科目是账户的名称，也是设置账户的依据，账户是会计科目的具体运用。没有会计科目，账户便失去了设置的依据；没有账户，就无法发挥会计科目的作用。两者的区别是：会计科目仅仅是账户的名称，不存在结构；而账户则具有一定的格式和结构。在实际工作中，对会计科目和账户不加严格区分，而是相互通用。
第四节 会计凭证
一、会计凭证的概述
（一）会计凭证的意义
会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据。
1．记录经济业务，提供记账依据。
2．明确经济责任，强化内部控制。
3．监督经济活动，控制经济运行。
（二）会计凭证的种类
会计凭证按照编制的程序和用途不同，分为原始凭证和记账凭证两类。
原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭证。原始凭证是会计核算的原始资料和重要依据。
二、原始凭证
（一）原始凭证的基本内容
由于经济业务的种类和内容不同，经营管理的要求不同，原始凭证的格式和内容也千差万别。但无论何种原始凭证，都必须做到所载明的经济业务清晰，经济责任明确，一般应具备以下基本内容（也称为原始凭证要素）：
1．原始凭证名称；
2．填制原始凭证的日期；
3．接受原始凭证单位名称；
4．经济业务内容（含数量、单价、金额等）；
5．填制单位签章；
6．有关人员签章；
7．凭证附件。
（二）原始凭证的种类
1．原始凭证按照来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证。
（1）外来原始凭证。它是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如购买货物取得的增值税专用发票、对外单位支付款项时取得的收据、职工出差取得的飞机票、火车票等。如书P18页表1－2、书P18页表1－3、所示。
（2）自制原始凭证。它是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。如书P18.页表1－4、所示。
2．原始凭证按照填制手续及内容不同，分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。
（1）一次凭证。它是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证，如收据、领料单、收料单、发货票、借款单、银行结算凭证等。一次凭证是一次有效的凭证，如书P18页表1－2所示。
（2）累计凭证。它是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是，在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证。具有代表性的累计凭证是“限额领料单” 如书P19页表1－5所示。
（3）汇总凭证。它是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。汇总原始凭证合并了同类型经济业务，简化了记账工作量。
常用的汇总原始凭证有：发出材料汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。如书P20页表1－6所示。
3．原始凭证按照格式不同，分为通用凭证和专用凭证。
（1）通用凭证。它是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围，因制作部门不同而异。可以是某一地区、某一行业，也可以是全国通用。如某省（市）印制的“发货票”、“收据”等，在该省（市）通用；由人民银行制作的银行转账结算凭证，在全国通用等。
（2）专用凭证。它是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如“领料单”、“差旅费报销单”、“折旧计算表”、“工资费用分配表”等。
4。按照经济业务的类别不同分：可分为六大类：
1）、款项收付业务凭证；
2）、出入库业务凭证；
3）、成本费用凭证；
4）、购销业务凭证；
5）、固定资产业务凭证；
6）、转账业务凭证。
（三）原始凭证的填制要求
原始凭证是编制记账凭证的依据，是会计核算最基础的原始资料。要保证会计核算工作的质量，必须从保证原始凭证的质量做起，正确填制原始凭证。具体地说，原始凭证的填制必须符合下列要求：
1．记录要真实。原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。
2．内容要完整。原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。
3．手续要完备。单位自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章等；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章。总之，取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。
4．书写要清楚、规范。原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字，在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号“—”，有角有分的，分位写“0”，不得用符号“—”；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字，有分的，不写“整”或“正”字。如小写金额为￥1008.00，大写金额应写成“壹仟零捌元整”。
5．编号要连续。各种凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号、如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。
6．不得随意涂改、刮擦、挖补。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
7．填制要及时。各种原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。
（四）原始凭证的审核
为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，会计机构、会计人员必须对原始凭证进行严格审核。具体包括六个性：
1．审核原始凭证的真实性。原始凭证作为会计信息的基本信息源，其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响。其真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等内容的审查。对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章；对自制原始凭证，必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。此外，对通用原始凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防假冒。
2．审核原始凭证的合法性。审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家法律法规的情况，是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否有贪污腐化等行为。
3．审核原始凭证的合理性。审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。
4．审核原始凭证的完整性。审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏项情况，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等。
5．审核原始凭证的正确性。审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确，包括：阿拉伯数字分位填写，不得连写；小写金额前要标明“￥”字样，中间不能留有空位；大写金额前要加“人民币”字样，大写金额与小写金额要相符；凭证中有书写错误的，应采用正确的方式更正，不能采用涂改、刮擦、挖补等不正确方法。
6．审核原始凭证的及时性。原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础。为此，要求在经济业务发生或完成时及时填制有关原始凭证，及时进行凭证的传递。审核时应注意审查凭证的填制日期，尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应仔细验证其签发日期。
原始凭证的审核是一项十分重要、严肃的工作，经审核的原始凭证应根据不同情况处理：
1．对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；
2．对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续；
3．对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。
三、记账凭证
（一）记账凭证的基本内容
记账凭证作为登记账簿的依据，因其所反映经济业务的内容不同、各单位规模大小及其对会计核算繁简程度的要求不同，其格式亦有所不同。但为了满足记账的基本要求，记账凭证应具备以下基本内容或要素：
1．记账凭证的名称，如“收款凭证”、“付款凭证”、“转账凭证”；
2．填制记账凭证的日期；
3．记账凭证的编号；
4．经济业务的内容摘要；
5．经济业务所涉及的会计科目及其记账方向；
6．经济业务的金额；
7．记账标记；
8．所附原始凭证张数；
9．会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。
（二）记账凭证的种类
1．按内容分类
记账凭证按其所反映的经济内容不同，一般分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
2．按照填列方式分类
记账凭证按照填列方式的不同，又可分为复式记账凭证、单式记账凭证和汇总记账凭证。
复式凭证是将每一笔经济业务所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。它是实际工作中应用最普遍的记账凭证。上述收款凭证、付款凭证和转账凭证，以及通用记账凭证均为复式凭证。复式凭证全面反映了经济业务的账户对应关系，有利于检查会计分录的正确性，但不便于会计岗位上的分工记账。
单式凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。某项经济业务涉及到几个会计科目、就编制几张单式凭证。单式凭证反映内容单一，便于分工记账，便于按会计科目汇总，但一张凭证不能反映每一笔经济业务的全貌，不便于检验会计分录的正确性。
汇总凭证是为了简化记账的填制工作，对分录凭证加以汇总，据以登记分类账的记账凭证。一般情况下，定期汇总，在实际工作中有3天、5天、10天等
（三）记账凭证的编制
1．收款凭证的编制。该凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“现金”或“银行存款”；日期填写的是编制本凭证的日期；右上角填写编制收款凭证的顺序号；“摘要”填写对所记录的经济业务的简要说明；“贷方科目”填写与收入现金或银行存款相对应的会计分录；“记账”是指该凭证以登记账簿的标记，防止经济业务重记或漏记；“金额”是指该项经济业务的发生额；该凭证右边“附件 张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数；最下边分别由有关人员签章，以明确经济责任。
2．付款凭证的编制。付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同，只是左上角由“借方科目”换为“贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。
对于涉及“现金”和“银行存款”之间的经济业务，如将现金存入银行或从银行提取现金，为了避免重复记账，一般只编制付款凭证，不编收款凭证。出纳人员应根据会计人员审核无误的收款凭证和付款凭证办理收付款业务。
3．转账凭证的编制。该凭证将经济业务中所涉及全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“一级科目”和“二级及明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。
4．通用凭证的编制。该凭证的编制与转账凭证基本相同。所不同的是，在凭证的编号上，采用按照发生经济业务的先后顺序编号的方法。对于一笔经济业务涉及两张以上记账凭证时，可以采取编号法。
5．科目汇总表的编制。首先，根据分录凭证编制“T”形账户，将本期各会计科目的发生额一一记入有关“T”形账户；然后计算各个账户的本期借方发生额与贷方发生额合计数；最后将此发生额合计数填入科目汇总表中与有关科目相对应的“本期发生额”栏，并将所有会计科目本期借方发生额与贷方发生额进行合计，借贷相等后，一般说明无误，可用以登记总账。
需要指出，编制记账凭证时应当对记账凭证连续编号，以分清会计事项处理的先后顺序，便于记账凭证与会计账簿核对，确保记账凭证完整无缺。
（四）记账凭证的审核
为了保证会计信息的质量，在记账之前应由有关稽核人员对记账凭证进行严格的审核。其审核的主要内容是：
1．内容是否真实。审核记账凭证是否有原始凭证为依据，所附原始凭证的内容与记账凭证的内容是否一致，记账凭证汇总表的内容与其所依据的记账凭证的内容是否一致等。
2．项目是否齐全。审核记账凭证各项目的填写是否齐全，如日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等。
3．科目是否正确。审核记账凭证的应借、应贷科目是否正确，是否有明确的账户对应关系，所使用的会计科目是否符合国家统一的会计制度的规定等。
4．金额是否正确。审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致、计算是否正确，记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符等。
5．书写是否正确。审核记账凭证中的记录是否文字工整数字清晰，是否按规定进行更正等。
此外，出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。
四、会计凭证的传递与保管
（一）会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。会计凭证的传递，要求能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。
（二）会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据，是重要的会计档案和经济资料。本单位以及有关部门、单位，可能因各种需要查阅会计凭证，特别是发生贪污、盗窃、违法乱纪行为时，会计凭证还是依据处理的有效证据。因此，任何单位在完成经济业务手续和记账之后，必须将会计凭证按规定的立卷归档制度形成会计档案资料，妥善保管，防止丢失，不得任意销毁，以便于日后随时查阅。
对会计凭证的保管，既要做到完整无缺，又要便于翻阅查找。其主要要求有：
1．会计凭证应定期装订成册，防止散失。会计部门在依据会计凭证记账以后，应定期（每天、每旬或每月）对各种会计凭证进行分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，有装订人员在装订线封签处签名或盖章。
从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
2．会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起至号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
3．会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
4．原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。对各种重要的原始凭证，如押金收据、提货单等，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注明日期和编号。
5．每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
6．严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。
第五节 会计账簿
一、会计账簿的概述
（一）会计账簿的意义
会计账簿（简称账簿）是指由一定格式账页组成的，以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。设置和登记账簿，是编制会计报表的基础，是联结会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义。
1．通过账簿的设置和登记，记载、储存会计信息。将会计凭证所记录的经济业务一一记入有关账簿，可以全面反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，储存所需要的各项会计信息。
2．通过账簿的设置和登记，分类、汇总会计信息。账簿由不同的相互关联的账户所构成。通过账簿记录，一方面可以分门别类地反映各项会计信息，提供一定时期内经济活动的详细情况；另一方面可以通过发生额、余额计算，提供各方面所需要的总括会计信息，反映财务状况及经营成果的综合价值指标。
3．通过账簿的设置和登记，检查、校正会计信息。账簿记录是会计凭证信息的进一步整理。如在永续盘存制下，通过有关盘存账户余额与实际盘点或核查结果的核对，可以确认财产的盘盈或盘亏，并根据实际结存数额调整账户记录，做到账实相符，提供如实、可靠的会计信息。
4．通过账簿的设置和登记，编报、输出会计信息。为了反映一定日期的财务状况及一定时期的经营成果，应定期进行结账工作，进行有关账簿之间的核对，计算出本期发生额和余额，据以编制会计报表，向有关各方提供所需要的会计信息。
（二）、账薄与账户的关系
需指出的是，账簿与账户有着十分密切的联系。账户是根据会计科目开设的，账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；然而，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实内容。账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此也可以说，账簿是由若干账页组成的一个整体，而开设于账页上的账户则是这个整体中的个别部分，所以，账簿与账户的关系，是形式和内容的关系。
（三）账簿的种类
账簿可以按其用途、账页格式和外型特征等不同标准进行分类。
1．按用途分类
账簿按其用途的不同，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三类。
（1）序时账簿。序时账簿又称日记账，它是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。序时账簿可以用来核算和监督某一类型经济业务或全部经济业务的发生或完成情况。用来记录全部业务的日记账称为普通日记账；用来记录某一类型经济业务的日记账称为特种日记账，如记录现金收付业务及其结存情况的现金日记账，记录银行存款收付业务及其结存情况的银行存款日记账，以及专门记录转账业务的转账日记账。在我国，大多数企业一般只设现金日记账和银行存款日记账，而不设置转账日记账和普通日记账。
（2）分类账簿。分类账簿是对全部经济业务按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。按照总分类账户分类登记经济业务的是总分类账簿，简称总账。按照明细分类账户分类登记经济业务的是明细分类账簿，简称明细账。总分类账提供总括的会计信息，明细分类账提供详细的会计信息，二者相辅相成，互为补充。
分类账簿可以分别反映和监督各项资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的增减变动情况及其结果。分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据。
分类账簿和序时账簿的作用不同。序时账簿能提供连续系统的信息，反映企业资金运动的全貌；分类账簿则是按照经营与决策的需要而设置的账户，归集并汇总各类信息，反映资金运动的各种状态、形式及其构成。在账簿组织中，分类账簿占有特别重要的地位。因为只有通过分类账簿，才能把数据按账户形成不同信息，满足编制会计报表的需要。
小型经济单位，业务简单，总分类账户不多，为简化工作，可以把序时账簿与分类账簿结合起来，设置联合账簿。
（3）备查账簿。备查账簿（或称辅助登记簿），简称备查簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务进行补充登记时使用的账簿。例如，租入固定资产备查簿，是用来登记那些以经营租赁方式租入、不属于本企业财产、不能记入本企业固定资产账户的机器设备；应收票据贴现备查簿是用来登记本企业已经贴现的应收票据，由于尚存在着票据付款人到期不能支付票据款项而使本企业产生连带责任的可能性（即负有支付票据款项的连带义务），而这些应收票据已不能在企业的序时账簿或分类账簿中反映，所以要备查登记。
备查账簿与序时账簿和分类账簿相比，存在两点不同之处：一是登记依据可能不需要记账凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证；二是账簿的格式和登记方法不同，备查账簿的主要栏目不记录金额，它更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况。例如，租入固定资产登记簿，它登记的依据主要就是租赁合同与企业内部使用单位收到设备的证明。这二者在企业一般经济业务的核算中，不能充当正式原始凭证，只能作为原始凭证的附件（如作为支付租金的依据）。登记租入固定资产备查簿，也不需要编制记账凭证。该备查簿记录的内容主要有：出租单位、设备名称、规格、编号、设备原值、净值、租用时间、月份或年度租金数额、租金支付方式、租用期间修理或改造的有关规定及损坏赔偿规定、期满退租方式及退租时间等。
2．按账页格式分类
按账页格式不同，账簿可分为两栏式、三栏式、多栏式和数量金额式四种。
（1）两栏式账簿，即只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。普通日记账和转账日记账一般采用两栏式。
（2）三栏式账簿，是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种。区别是在摘要栏和借方科目栏之间是否有一栏“对方科目”。有“对方科目”栏的，称为设对方科目的三栏式账簿；不设“对方科目”栏的，称为不设对方科目的三栏式账簿，也称为一般三栏式账簿。
（3）多栏式账簿，是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿。如多栏式日记账、多栏式明细账。但是，专栏设置在借方，还是设在贷方，或是两方同时设专栏，设多少专栏，则根据需要确定。收入、费用明细账一般均采用这种格式的账簿。
（4）数量金额式账簿，这种账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。如原材料、库存商品、产成品等明细账一般都采用数量金额式账簿。
3．按外型特征分类
账簿按其外型特征的不同，可分为订本账、活页账和卡片账三种。
（1）订本账。订本账是启用之前就已将账页装订在一起，开对账页进行了连续编号的账簿。订本账的优点是能避免账页散失和防止抽换账页；其缺点是不能准确地为各账户预留账页，预留太多，造成浪费，预留太少，影响连续登记。这种账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。
（2）活页账。活页账是在账簿登记完毕之前并不固定装订在一起，而是装在活页账夹中。当账簿登记完毕之后（通常是一个会计年度结束之后），才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。这类账簿的优点是记账时可根据实际需要，随时将空白账页装入账簿，或抽去不需要的账页，也便于分工记账；其缺点是如果管理不善，可能会造成账页散失或故意抽换账页。各种明细分类账一般采用活页账形成。
（3）卡片账。卡片账是将账户所需格式印刷在硬卡上。严格说，卡片账也是一种活页账，只不过它不是装在活页账夹中，而是装在卡片箱内。在我国，企业一般只对固定资产的核算采用卡片账形式。因为固定资产在长期使用中其实物形态不变，又可能经常转移使用部门，设置卡片账便于随同实物转移。少数企业在材料核算中也使用材料卡片。
二、会计账簿的登记
（一）账簿的主要内容及登记要求
1．账簿的主要内容
在实际工作中，账簿的格式是多种多样的，不同格式的账簿所包括的具体内容也不尽相同。但各种账簿都应具备以下基本要素。
（1）封面，主要标明账簿的名称，如总分类账、各种明细账、现金日记账、银行存款日记账等。
（2）扉页。主要列明科目索引、账簿启用和经管人员一览表（活页账、卡片账在装订成册后，填列账簿启用和经管人员一览表，格式参见书上P34页表1－11。
（3）账页。账页是账簿用来记录具体经济业务的载体，其格式因记录经济业务内容的不同而有所不同，但基本内容应包括：
①账户的名称（总分类账户、二级账户或明细账户）；
②登记账户的日期栏；
③凭证种类和号数栏；
④摘要栏（简要说明所记录经济业务的内容）；
⑤金额栏（记录经济业务引起账户发生额或余额增减变动的数额）；
⑥总页次和分户页次。
2．会计账簿的登记要求
（1）为了保证账簿记录的正确性，必须根据审核无误的会计凭证记账。
（2）为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，必须使用蓝黑墨水或碳素墨水并用钢笔书写，不得用铅笔或规定以外的圆珠笔书写。
（3）记账时，必须按账户页次逐页逐行登记，不得隔页、跳行。如无意发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，加盖“此页空白”或“此行空白”戳记，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签章。
（4）账簿登记完毕，应在记账凭证“过账”栏内注明账簿页数或划对勾，表示记账完毕，避免重记、漏记。
（5）记账时必须对账页中的日期、凭证编号、摘要、金额等项目填写齐全，做到“摘要”简明扼要、文字规范清楚，数字清晰无误。结出账户余额后，在“借或贷”栏目注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向；对于没有余额的账户，应在此栏内标“平”字，在“余额”栏写“”。
（6）每一账页记录完毕，应在该账页最末一行加计发生额合计及余额，在该行“摘要”栏注明“转次页”或“过次页”，并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内，在该行“摘要”栏注明“承前页”，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。
（7）如发生账簿记录错误，不得随意刮、擦、挖补或用退色药水更改字迹，而应采用规定的方法更正。
（8）除结账、改错、冲账等按国家统一的会计制度规定用红字登记的会计记录外，不得用红色墨水登记账簿。会计中的红字表示负数。
（二）会计账簿的格式和登记方法
1．日记账的格式和登记方法
如前所述，日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记的账簿。设置日记账的目的就是为了使经济业务的时间顺序清晰地反映在账簿记录中。日记账按其所核算和监督经济业务的范围，可分为特种日记账和普通日记账。特种日记账核算和监督某一类型经济业务的发生和完成情况；普通日记账核算和监督全部经济业务的发生和完成情况。这些日记账的设置和登记方法如下：
（1）现金日记账。现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，即根据现金收款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证（从银行提取现金的业务）登记现金收入，根据现金付款凭证登记现金支出；并根据“上日余额＋本日收入－本日支出=本日余额”的公式，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。
现金日记账的格式有三栏式和多栏式两种。
三栏式现金日记账设借方、贷方和余额三个基本的金额栏目，一般将其分别称为收入、支出和结余三个基本栏目。在金额栏与摘要栏之间常常插入“对方科目”，以便记账时标明现金收入的来源科目和现金支出的用途科目。三栏式现金日记账的格式见书上P33页表1－12。
多栏式现金日记账是在三栏式现金日记账基础上发展起来的。这种日记账的借方（收入）和贷方（支出）金额栏都按对方科目设专栏，也就是按收入的来源和支出的用途设专栏。这种格式在月末结账时，可以结出各收入来源专栏和支出用途专栏的合计数，便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析，便于检查财务收支计划的执行情况。其全月发生额还可以作为登记总账的依据。多栏式现金日记账的格式见书上P34页表1－13。
为了保证现金日记账的安全和完整，无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。
（2）银行存款日记账。银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。由出纳员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证，按时间先后顺序逐日逐笔进行登记。根据银行存款收款凭证和有关的现金付款凭证（库存现金存入银行的业务）登记银行存款收入栏，根据银行存款付款凭证登记其支出栏，每日结出存款余额。
银行存款日记账的格式与现金日记账相同，可以采用三栏式，也可以采用多栏式；多栏式可以将收入和支出的核算在一本账上进行，也可以分设“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。银行存款日记账的登记方法也与现金日记账相同，不再重复。
银行存款日记账的格式可参见表1－12、表1－13、表1－14和表1－15。但不管三栏式还是多栏式，都应在适当位置增加一栏“结算凭证”，以便记账时标明每笔业务的结算凭证及编号，便于与银行核对账目。
（3）转账日记账。转账日记账是根据转账凭证逐日逐笔顺序登记的账簿，其格式如书上P36页表1－16。我国使用这种日记账的不多。
（4）普通日记账。普通日记账是用来序时登记全部经济业务的账簿，又称为分录簿。一般只设借方和贷方两个金额栏次，以满足编制会计分录的需要。普通日记账可采用书上P36页表1－16所示转账日记账的格式，也可采用书上P37页表1－17所示的格式。这两种格式实际上并无本质区别，只是后一种格式的借贷方账户名称并没有分开，因此在采用后一种格式时，登记经济业务所涉及的账户名称要分两行（或多行）排列，先借后贷，借贷方账户要错开。
规模较小，经济业务不多的企业，使用普通日记账程序简便，也可以满足业务需要，其优点是：
①便于了解企业在一定时间内发生的所有经济业务的全貌。
②把每一经济业务的应借应贷账户的名称、金额汇于一处，并有该项业务的摘要可供考查，可以比较容易地发现记账差错。
③通过全月发生额合计，可以进行试算平衡。
使用普通日记账的缺点是：
①记账时不便于分工合作；
②无法了解某一特定账户的发生额及余额的变化情况；
③过账的工作量大。
如果企业规模较大，业务量较多且较复杂，就不宜设置普通日记账。
编制普通日记账时，可根据经济业务直接登记，然后再将普通日记账过入分类账。因此，设普通日记账一般可不再作记账凭证。国外企业一般均采用这种程序。我国企业一般不设置普通日记账，而是根据原始凭证编制记账凭证，根据记账凭证登记分类账。
2．总分类账的格式和登记方法
总分类账是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总账中的账页是按总账科目（一级科目）开设的总分类账户。应用总分类账，可以全面、系统、综合地反映企业所有的经济活动情况和财务收支情况，可以为编制会计报表提供所需的资料。因此，每一企业都应设置总分类账。
总分类账最常用的格式为三栏式，设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目，书上P38页表1－18为设对方科目的三栏式总分类账，书上P38页表1－19为一般三栏式总分类账。
也有采用多栏式设置总分类账的。多栏式总账一般是将一个企业使用的全部总账账户合设在一张账页上。很显然，如果企业总账账户较多则会造成账页过长，不便保管和记账，因此现在一般很少采用。
总分类账的记账依据和登记方法取决于企业采用的账务处理程序。既可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。
3．明细分类账的格式和登记方法
明细分类账是根据二级账户或明细账户开设账页，分类、连续地登记经济业务以提供明细核算资料的账簿。明细分类账是总分类账的明细记录，它是按照总分类账的核算内容，按照更加详细的分类，反映某一具体类别经济活动的财务收支情况。它对总分类账起补充说明的作用，它所提供的资料也是编制会计报表的重要依据。
不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。现金、银行存款账户由于已设置了日记账，不必再设明细账，其日记账实质上也是一种明细账。
明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式（或称平行式）等多种，分别介绍如下：
（1）三栏式明细分类账。三栏式明细分类账是设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿，其格式与三栏式总账格式相同。表1－19也可以用作明细账。
三栏式明细账适用于只进行金额核算的账户，如应收账款、应付账款、应交税金等往来结算账户，以及待摊费用、预提费用等账户。
（2）多栏式明细分类账。多栏式明细分类账将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干个专栏。这种格式适用于收入、成本、费用类科目的明细核算。
在实际工作中，成本费用类科目的明细账，可以只按借方发生额设置专栏，贷方发生额由于每月发生的笔数很少，可以在借方直接用红字冲记。这类明细账也可以在借方设专栏的情况下，贷方设一总的金额栏，再设一余额栏。这两种多栏式明细账的格式见P39页表1－20和见P40页表1－21。
（3）数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户，如原材料、库存商品、包装物和低值易耗品等存货账户，其借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）都分别设有数量、单价和金额三个专栏。其格式见P40页表1－22。
采用数量金额式明细分类账提供了企业有关财产物资的数量和金额收、发、存的详细资料，从而能加强财产物资的实物管理和使用监督，可以保证这些财产物资的安全完整。
（4）横线登记式明细分类账。这种明细账实际上也是一种多栏式明细账，其登记方法是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。这种明细账适用于登记“物资采购”业务、应收票据和一次性备用金业务。下面以“其他应收款”账户的备用金明细账为例来说明该类明细账的登记方法。例如，某企业××年3月发生以下有关业务：3月5日职工李明借款500元，3月7日张军借款600元，3月26日张军报销600元，上述业务记账之后，有关备用金明细账的内容见P41页表1－23。
三、对账和结账
（一）对账
为了保证账簿所提供的会计资料正确、真实、可靠，会计人员在登记账簿时，一定要有高度的责任心，切不可马虎。记完账后，还应定期做好对账工作，做到账证相符、账账相符、账实相符。会计对账工作的主要内容包括：
1．账证核对
账簿是根据经过审核之后的会计凭证登记的，但实际工作中仍然可能发生账证不符的情况。因此，记完账后，要将账簿记录与会计凭证进行核对，做到账证相符。
会计期末，如果发生账证不符，还有必要重新进行账证核对，但这时的账证核对是通过试算平衡发现记账错误之后再按一定的线索进行。
2．账账核对
各个会计账簿是一个有机的整体，既有分工，又有衔接，总的目的就是为了全面、系统、综合地反映企业及各单位的经济活动与财务收支情况。各种账簿之间的这种衔接依存关系就是常说的勾稽关系。利用这种关系，可以通过账簿的相互核对发现记账工作是否有误。一旦发现错误，就应立即更正，做到账账相符。
账簿之间的核对包括以下内容：
（1）核对总分类账簿的记录。按照“资产=负债+所有者权益”这一会计等式和“有借必有贷、借贷必相等”的记账规律，总分类账簿各账户的期初余额、本期发生额和期末余额之间存在对应的平衡关系，各账户的期末借方余额合计和贷方余额合计也存在平衡关系。通过这种等式和平衡关系，可以检查总账记录是否正确、完整。这项核对工作通常采用编制“总分类账户本期发生额和余额对照表”（简称“试算平衡表”）来完成。“试算平衡表”的格式见P42页表1－24。
（2）总分类账簿与所属明细分类账簿核对。总分类账各账户的期末余额应与其所属的各明细分类账的期末余额之和核对相符。
（3）总分类账簿与序时账簿核对。如前所述，我国企业、事业等单位必须设置现金日记账和银行存款日记账。现金日记账必须每天与库存现金核对相符，银行存款日记账也必须定期与银行对账。在此基础上，还应检查现金总账和银行存款总账的期末余额，与现金日记账和银行存款日记账的期末余额是否相符。
（4）明细分类账簿之间的核对。例如，会计部门有关实物资产的明细账与财产物资保管部门或使用部门的明细账定期核对，以检查其余额是否相符。核对的方法一般是由财产物资保管部门或使用部门定期编制收发结存汇总表报会计部门核对。
3．账实核对
账实核对是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。账实核对的内容主要有：
（1）现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符；
（2）银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符；
（3）各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符；
（4）有关债权债务明细账账面余额与对方单位在账面记录是否相符等。
（二）结账
结账是一项将账簿记录定期结算清楚的账务工作。在一定时期结束时（如月末、季末或年末），为了编制会计报表，需要进行结账。结账的内容通常包括两个方面：一是结清各种损益类账户，并据以计算确定本期利润；二是结清各资产、负债和所有者权益账户，分别结出本期发生额合计和余额。
1．结账的程序
（1）将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。
（2）根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。具体包括两类：
①应计收入和应计费用的调整。应计收入是指那些已在本期实现、因款项未收而未登记入账的收入。企业发生的应计收入，主要是本期已经发生且符合收入确认标准，但尚未收到相应款项的商品或劳务。对于这类调整事项，应确认为本期收入，借记“应收账款”等科目，贷记“主营业务收入”等科目；待以后收妥款项时，借记“现金”、“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。
应计费用是指那些已在本期发生、因款项未付而未登记入账的费用。企业发生的应计费用，本期已经受益，如租用房屋但尚未支付的租金，应付未付的借款利息等。由于这些费用已经发生，应当在本期确认为费用，借记“管理费用”、“财务费用”等科目，贷记“预提费用”等科目；待以后支付款项时，借记“预提费用”等科目，贷记“现金”、“银行存款”等科目。
②收入分摊和成本分摊的调整。收入分摊是指企业已经收取有关款项，但未完成或未全部完成销售商品或提供劳务，需在期末按本期已完成的比例，分摊确认本期已实现收入的金额，并调整以前预收款项时形成的负债。如企业销售商品预收定金、提供劳务预收佣金。在收到预收收入时，应借记“银行存款”等科目，贷记“预收账款”等科目；在以后提供商品或劳务、确认本期收入时，进行期末账项调整，借记“预收账款”等科目，贷记“主营业务收入”等科目。
成本分摊是指企业的支出已经发生、能使若干个会计期间受益，为正确计算各个会计期间的盈亏，将这些支出在其受益的会计期间进行分配，如企业已经支出，但应由本期和以后各期负担的待摊费用，购建固定资产和无形资产的支出等。企业在发生这类支出时，应借记“待摊费用”、“固定资产”、“无形资产”等科目，贷记“银行存款”等科目在会计期末进行账项调整，借记“销售费用”、“管理费用”、“制造费用”等科目，贷记“待摊费用”、“累计折旧”、“无形资产”等科目。
（3）将损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。
（4）结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额，并结转下期。
2．结账的方法
（1）对不需按月结计本期发生额的账户，如各项应收应付款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说，月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。
（2）库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，在下面通栏划单红线。
（3）需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。
（4）总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括的反映全年各项资金运动情况的全貌，核对账目，要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。
年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。即将有余额的账户的余额直接记入新账余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方，使本年有余额的账户的余额变为零。因为既然年末是有余额的账户，其余额应当如实的账户中加以反映，否则容易混淆有余额的账户和没有余额的账户之间的区别。
四、错账查找与更正方法
（一）错账查找
在记账过程中，可能发生各种各样的差错，产生错账，如重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反（反向）等，从而影响会计信息的准确性，应及时找出差错，并予以更正。错账查找的方法主要有：
1．差数法。它是指按照错账的差数查找错账的方法。例如，在记账过程中只登记了会计分录的借方或贷方，漏记了另一方，从而形成试算平衡中借方合计与贷方合计不等。其表现形式是：借方金额遗漏，会使该金额在贷方超出；贷方金额遗漏，会使该金额在借方超出。对于这样的差错，可由会计人员通过回忆和与相关金额的记账核对来查找。
2．尾数法。对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。
3．除2法。它是指以差数除以2来查找错账的方法。当某个借方金额错记入贷方（或相反）时，出现错账的差数表现为错误的2倍，将此差数用2去除，得出的商即是反向的金额。例如，应记入“原材料—甲材料”科目借方的4000元误记入贷方，则该明细科目的期末余额将小于其总分类科目期末余额8000元，被2除的商4000元即为借贷方向反向的金额。同理，如果借方总额大于贷方600元，即应查找有无300元贷方金额误记入借方。如非此类错误，则应另寻差错的原因。
4．除9法。它是指以差数除以9来查找错数的方法。适用于以下三种情况：
一是将数字写小。如将400写为40，错误数字小于正确数字9倍。查找的方法是：以差数除以9后得出的商即为写错的数字，商乘以10即为正确的数字。上例差数360（即400－40）除以9，商40即为错数，扩大10倍后即可得出正确的数字400。
二是将数字写大。如将50写为500，错误数字大于正确数字9倍。查找的方法是：以差数除以9后得出的商为正确的数字，商乘以10后所得的积为错误数字。上例差数450（即500－50）除以9后，所得的商50为正确数字，50乘以10（即500）为错误数字。
三是邻数颠倒。如将78写为87，将96写为69，将36写为63等。颠倒的两个数字之差最小为1，最大为8（即9－1）。查找的方法是：将差数除以9，得出的商连续加11，直到找出颠倒的数字为止。如78与87的差数为9，除9得1，连加11为12、23、34、45、56、67、78、89，如有78数字的业务，即有可能是颠倒的数字。参见表1－25。
颠倒数字的差数 1 2 3 4 5 6 7 8
颠倒的数字 12
23
34
45
56
67
78
89 21
32
43
54
65
76
87
98 13
24
35
46
57
68
79 31
42
53
64
75
86
97 14
25
36
47
58
69 41
52
63
74
85
96 15
26
37
48
59 51
62
73
84
95 16
27
38
49 61
72
83
94 17
28
39 71
82
93 18
29 81
92 19 91
（二）错账更正方法
对于账簿记录中所发生的错误，应采用正确的方法予以更正。
1．划线更正法。在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，可以采用划线更正法。更正时，可在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方填写正确的文字或数字，并由记账及相关人员在更正处盖章，以明确责任。但应注意：更正时不得只划销个别数字，错误的数字必须全部划销，并保持原有数字清晰可辩，以便审查。如，将3684.00元误记为6384.00元，应先在6384.00上划一条红线以示注销，然后在其上方空白处填写正确的数字，而不能只将前两位数字更正为“36”。
2．红字更正法。有两种情况：
一是记账后发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，从而引起记账错误。更正的方法是：用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以记账。
3．补充登记法（又称补充更正法）。记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额。更正的方法是：按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额，并据以记账。
第六节 账务处理程序
一、账务处理程序概述
（一）账务处理程序的意义
账务处理程序也称会计核算组织程序或会计核算形式，是指会计凭证、会计账簿、会计报表相结合的方式。包括会计凭证和账簿的种类、格式，会计凭证与账簿之间的联系方法，由原始凭证到编制记账凭证、登记明细分类账和总分类账、编制会计报表的工作程序和方法等。
会计凭证、会计账簿、会计报表之间的结合方式不同，就形成了不同的账务处理程序，不同的账务处理程序又有不同的方法、特点和适用范围。科学、合理地选择适用于本单位的账务处理程序，对于有效地组织会计核算具有重要意义。
1．有利于会计工作程序的规范化，确定合理的凭证、账簿与报表之间的联系方式，保证会计信息加工过程的严密性，提高会计信息的质量。
2．有利于保证会计记录的完整性、正确性，通过凭证、账簿及报表之间的牵制作用，增强会计信息的可靠性。
3．有利于减少不必要的会计核算环节，通过井然有序的账务处理程序，提高会计工作效率，保证会计信息的及时性。
（二）账务处理程序的种类
在我国，常用的账务处理程序主要有记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序。以下就三种账务处理程序作简要介绍。
二、记账凭证账务处理程序
（一）基本内容
记账凭证账务处理程序的特点是直接根据记账凭证逐笔登记总分类账。它是最基本的账务处理程序。在这一程序中，记账凭证可以是通用记账凭证，也可以分设收款凭证、付款凭证和转账凭证，需要设置现金日记账、银行存款日记账、明细分类账和总分类账，其中现金日记账、银行存款日记账和总分类账一般采用三栏式，明细分类账根据需要采用三栏式、多栏式和数量金额式。其一般程序是：
1．根据原始凭证编制汇总原始凭证；
2．根据原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证；
3．根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账；
4．根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记各种明细分类账；
5．根据记账凭证逐笔登记总分类账；
6．期末，现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符；
7．期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制财务报表。
记账凭证账务处理程序见P49页如图1－2所示。
（二）优缺点及适用范围
记账凭证账务处理程序简单明了，易于理解，总分类账可以较详细地反映经济业务的发生情况。其缺点是：登记总分类账的工作量较大，因而适用于规模较小、经济业务量较少的单位。
三、汇总记账凭证账务处理程序
（一）基本内容
汇总记账凭证账务处理程序的特点是：定期根据记账凭证分类编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证，再根据汇总记账凭证登记总分类账。在这一程序中，除设置收款凭证、付款凭证和转账凭证外，还应设置汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证，账簿的设置与记账凭证账务处理程序基本相同其一般程序是：
1．根据原始凭证编制汇总原始凭证；
2．根据原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证；
3．根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账；
4．根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记各种明细分类账；
5．根据各种记账凭证编制有关汇总记账凭证；
6．根据各种汇总记账凭证登记总分类账；
7．期末，现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符；
8．期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制财务报表。
汇总记账凭证账务处理程序见P50页如图1－3所示。
（二）优缺点及适用范围
汇总记账凭证账务处理程序减轻了登记总分类账的工作量，由于按照账户对应关系汇总编制记账凭证，便于了解账户之间的对应关系。其缺点是：按每一贷方科目编制汇总转账凭证，不利于会计核算的日常分工，并且当转账凭证较多时，编制汇总转账凭证的工作量较大。因而适用于规模较大、经济业务较多的单位。
四、科目汇总表账务处理程序
（一）基本内容
科目汇总表账务处理程序又称记账凭证汇总表账务处理程序，其特点是：根据所有记账凭证定期编制科目汇总表，再根据科目汇总表登记总分类账。其记账凭证、账簿的设置与记账凭证账务处理程序基本相同。
科目汇总表账务处理程序的一般程序是：
1．根据原始凭证编制汇总原始凭证；
2．根据原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证；
3．根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账；
4．根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记各种明细分类账；
5．根据各种记账凭证编制科目汇总表；
6．根据科目汇总表登记总分类账；
7．期末，现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符；
8．期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制财务报表。
科目汇总表账务处理程序见P51页如图1－4所示。
（二）优缺点及适用范围
科目汇总表账务处理程序减轻了登记总分类账的工作量，并可做到试算平衡，简明易懂，方便易学。其缺点是：科目汇总表不能反映账户对应关系，不便于查对账目。它适用于经济业务较多的单位。
第七节会计电算化
一、会计电算化的内容
（一）开展会计电算化的意义
1、会计电算化是会计工作的发展方向，各级领导都应当重视这一工作；2、开展会计电算化工作，是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施。
（二）实施会计电算化的要求
1、各单位负责人或总会计师应当亲自组织领导会计电算化工作，主持拟定本单位会计电算化工作规划协调单位内各部门共同搞好会计电算化工作；2、各单位开展会计电算化工作，可根据本单位具体情况，按照循序、渐进逐步提高的原则进行；3、各单位要积极支持和组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训，逐步使多数会计人员掌握会计软件的基本操作技能；4、会计电算化工作应当讲求成本效益原则；5、会计电算化工作取得一定成果的单位，要研究并逐步开展其他管理工作电算化或与其他管理信息系统联网工作，逐步建立以会计电算化为核心的单位计算机管理信息系统。
二、实施会计电算化对软、硬件的要求
（一）软件要求
1、会计核算软件设计应当符合我国法律法规规章和国家统一的会计制度的规定，保证会计资料真实完整，提高会计工作效率；2、配备会计软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。配备会计软件主要有选择通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发会计软件相结合三种方式，各单位应根据实际需要和自身的技术力量选择配备会计软件的方式；3、配备的会计软件应达到财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，满足本单位的实际工作需要
（二）硬件要求
由于财务会计部门处理的数据量大、数据结构复杂、处理方法要求严格和安全性要求高，各单位用于会计电算化工作的电子计算机设备，应由财务会计部门管理硬件，设备比较多的单位财务会计部门，可单独设立计算机室。
三、替代手工记账
（一） 替代手工记账的单位应具备的条件：
1、配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；
2、配备了相应的会计电算化工作人员；
3、建立了严格的内部管理制度。
（二） 替代手工记账前的工作：
（三）替代手工记账应注意的问题：
1、采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求；采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按会计档案管理办法的规定执行。
2、在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。
3、现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少不能满页打印的，可按旬打印输出，
4、在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。
（四）实现替代手工记账后应注意的问题：
替代手工记账后各单位，应做到当天发生业务，当天登记入账，期末及时结账并打印输出会计报表；要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。
四、建立会计电算化内部管理制度
（一）电算化会计岗位和工作职责的划分
1、 电算化主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。
2、 软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作；要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
3、 审核记账：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证）等进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；可由主管会计兼任。
4、 电算化维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。
5、 电算化审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；此岗可由会计稽核人员兼任；采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位可设立此岗位。
6、 数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位可设立此岗位，由主管会计兼任。
（二）建立会计电算化操作管理制度
1、 明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。
2、 预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。
3、 操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。
4、 根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
（三）建立计算机硬件软件和数据管理制度
1、 保证机房设备安全和计算机正常运行，是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。
2、 确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，对磁性介质存放的数据要保存双备份。
3、 对正在使用的会计核算软件进行修改，对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。
4、 健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。
5、 健全必要的防治计算机病毒的措施。
（四）建立电算化会计档案管理制度
1、 电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。
2、 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。
3、 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份存放在两个不同的地点。
4、 采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年
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