管理咨询的项目访谈工作规范－管理咨询实践


一、目的：

规范项目访谈提纲准备、行为规范,提高访谈质量,为项目运作正常进行奠定基础,特制定本工作规范.


二、适用范围:咨询公司项目组


三、规范内容


3.1访谈办公用品准备

1.使用公司统一文具(笔、笔记本、包).

2.带名片,递名片时要双手，将名片倒拿\正面朝上递给对方.要主动递名片,不论对方是何等级别人员.


3.2访谈提纲

1.访谈前一定要写提纲.

2.提纲要分开放式问题和封闭式问题,封闭式问题要用表式问卷,逐条记录,不可遗漏问题.

3.提纲要注意问题分类,每一类问题再分小项,提纲要细致.

4.要制作两份提纲,一份列出主要问题,供访谈时据以提问；一份是细致提纲,用于内部培训,或作为访谈提纲的说明.

5.提纲未必全面或准确,访谈过程中根据情况要灵活变通.

6.访谈提纲要在项目组内充分讨论.

7.访谈前要熟悉提纲内容,了解尽量多的背景资料,并沟通所有概念.

8.提纲作为重要过程文件,要注意存档.


3.3访谈日程安排

1.访谈前要至少提前三天制定日程安排表,并提前三天通知被访谈人的访谈时间、访谈主要内容等；必要时,要将访谈提纲提交给被访谈人,使被访谈人可以就有些问题做充分的准备,以保证访谈工作的质量.

2.日程安排表内容包括访谈人、被访谈人、访谈起止时间、主要访谈内容.

3.对同一人访谈尽量安排在连续时间段内.

4.尽量不进行重复访谈.


3.4访谈过程

1.访谈一般安排两人进行.在访谈过程中两人注意协调,补充.

2.访谈过程中由一人主要负责提问,另外一人主要负责记录,但是在访谈过程中也可以根据实际情况灵活做调整.

3.提问人要注意控制时间、节奏、内容.

4.记录人要注意配合提问人,适当参与提问,不可随意打断提问人思路.

5.访谈中要注意细致、准确,涉及名称、数据、过程要精确地记录,并得到确认和核实.

6.访谈时可根据对象情况不按提纲顺序提问,但要尽量涉及到所有问题.

7.提纲未必包括所有问题内容,如访谈中发现提纲中未包括但很重要内容,可追问,并加入提纲中.

8.由于工作安排需要,有可能访谈人员安排与咨询工作分配有冲突.


3.5访谈记录

1.要尽量记录下对方所有观点,建议使用电脑记录.

2.记录人不能加入个人观点和看法.

3.对方发表观点的背景要注意,没有前提的观点等于没有观点.

4.要注意分析访谈对象的真实意思表示.

5.记录中要注意将重点标注出来.

6.记录人要尽可能记录下所有谈话内容.

7.提问人要尽可能记下所有问题的主要观点.

8.访谈总结要按照访谈总结模板进行.


3.6访谈记录整理

1.访谈记录要按照访谈记录模板进行整理.

2.访谈记录要及时加以整理（尽可能当天整理）.

3.访谈记录作为重要文件要予以存档.

4.访谈记录整理要全面,不可简单列一两条.

5.访谈记录输入电脑是值得鼓励的,书写整洁、条理清楚的记录也是可接受的.


3.7访谈总结

1.访谈结束后要注意及时总结.

2.每一访谈对象结束后,记录人与提问人可对照彼此感觉.

3.每一时间段访谈结束后（一上午或一天）要进行项目组访谈总结会,每个人都针对当天访谈所得到的信息谈自己的认识.

4.总结会上不要复述访谈记录,要阐述自己的认识,简明扼要.

5.总结前认真看笔记,总结时不要看笔记,否则你在牺牲大家和你自己的休息时间.

6.专人记录每天的访谈总结会发言.

7.每个人要注意记录与自己负责内容相关的发言.

8.对他人发言有疑问要及时提出.

9.对有疑问的问题要在下面的访谈中加以证实和补充.

10.根据访谈总结,要适当调整访谈提纲.


3.8访谈技巧

1.正式开始前要有一个开场白,主动递上名片,介绍自己和访谈目的.

2.简短的题外话有助于迅速拉近彼此距离,形成融洽、亲切的谈话氛围.

3.要注意控制访谈时间,一般不超过或少于原定访谈时间的四分之一.

4.要注意控制对方话题,防止对方漫无边际地泛谈,可在对方稍微停顿时用总结对方观点的方法打断对方,并将话题拉回来.

5.对某些典型事例要深入了解,弄清人名、地名、时间、具体内容、准确的相关数据.

6.不要生硬地否定对方观点,也不要随口附和对方观点,对明显荒唐的观点可以委婉质疑.

7.对重要问题可阶段性间隔后重复提问,以验证对方观点.

8.结束时如有必要,可留下对方的联系方式.


3.10保密原则

1.访谈开始时要向对方申明保密原则,解除访谈对象疑虑.

2.谈话中不得泄露其他访谈对象观点,防止串话或误导.

3.总结中不要过于强调访谈者姓名.

4.不得向客户方任何人泄露访谈对象个人观点.

5.平时玩笑时不要引用访谈信息,以防隔墙有耳.

6.笔记本妥善保存,不要随便放置,防止丢失或泄密